Requisitos para la autorización de sistemas electrónicos de Registro de Asistencia

El 9 de mayo el Ministerio del Trabajo emitió la Resolución N°38, publicada a través del Diario Oficial que establece y ordena los procedimientos y requisitos que deben cumplir los sistemas electrónicos de registro y control de la asistencia y determinación de las horas de trabajo para ser autorizados por la Dirección del Trabajo.

Entre alguno de los aspectos más relevantes podemos señalar que:

• Señala definiciones para comprender mejor los efectos de esta nueva regulación, como, por ejemplo, qué es una autorización del sistema, una certificación, checksum, enrolamiento, marcación o registro, requisitos para utilizar geolocalización, entre otros conceptos relacionados al funcionamiento de dichos sistemas.
• Establece los requisitos y estándares que deben cumplir los registros para ser autorizados, así también como deben llevarse a cabo los procesos de certificación, modificación o reemplazo de las marcaciones, los cálculos de atraso y sobretiempo, establecer la posibilidad de permitir crear firmas para documentos electrónicos si corresponde, entre otros.
• Establece la obligación de que, cada empleador debe mantener un solo tipo de sistema de registro y control de asistencia, es decir, sólo papel o sólo electrónico.
• Se preocupa de que tanto empleadores, trabajadores y fiscalizadores tengan acceso a la información de la plataforma: Por ejemplo, obliga a que los comprobantes de marcación se ajusten a ciertas reglas, permitiendo que los trabajadores tengan acceso a ellos, y manteniendo información tanto de este último, como de la empresa. Además, se establece la obligación de capacitar a los trabajadores en la utilización de estos registros.
• Busca facilitar la fiscalización por parte de la Dirección del Trabajo, por ejemplo, estableciendo normas como la obligación de mantener un portal de fiscalización con un sitio web que tenga acceso directo a toda la información que exista en el sistema, así como el hecho de que las plataformas deben tener un proceso establecido para permitir que los funcionarios de la DT puedan acceder al sistema electrónico (artículo 23). Además, las empresas que gestionen estos sistemas estarán obligados a entregar información periódica a la DT dentro de los primeros cinco días corridos de cada mes, la información actualizada de sus clientes (razón social, domicilio, Rut, servicio, dirección web para la fiscalización y fecha de vigencia del contrato), entre otros.
• Se establece la obligación para los sistemas de generar alertas, por ejemplo, al trabajador cuando haya pasado media hora desde que debió registrar el inicio o término de jornada, o bien, alertas al empleador por jornada excesiva, por compensación de días de descanso y al derecho de desconexión.
• Regula como funcionarán los sistemas de registro de asistencia para aquellos trabajadores que realicen teletrabajo o trabajo a distancia: por ejemplo, no podrán considerarse como medios de control aquellas herramientas que vulneren los derechos fundamentales de los trabajadores, como mantener su cámara prendida o el sistema de audio prendido, podrán utilizar geolocalización y en caso de tener una jornada mixta, el sistema deberá contemplar ambas formas de registro, entregando las cifras totales de la semana.
• La resolución establece la responsabilidad de los empleadores, pudiendo ser objeto de multas por no usar un sistema de registro y control de asistencia, utilizar un sistema electrónico no autorizado por la Dirección del Trabajo, alterar información del sistema electrónico de registro de asistencia, no capacitar a los trabajadores en el correcto uso de la plataforma, no contar con los reportes diarios de marcaciones que introduce la resolución, no mantener disponible para su revisión la información que entreguen los sistemas, en formato electrónico de hasta 5 años contados hacia atrás de la generación del dato y reportes de los registros de asistencia, entro otros procedimientos.  
• Se aumenta la obligación de tener medidas para asegurar la seguridad y protección de la información derivada de los registros, así como también la protección de los datos sensibles de los trabajadores que estén contenidos en ello: Así, por ejemplo, deberán preocuparse de que las bases de datos tengan sistemas que impidan el acceso a personal no autorizado y prevengan la adulteración de la información post-registro, tener controles de acceso que aseguren la autenticación de los usuarios.
• ¿Y que pasa con los sistemas de registro electrónico vigentes? Estos estarán vigentes hasta el 26 de abril de 2025 de no expirar con anterioridad a esa fecha.

Sin duda estas medidas serán importantes para el funcionamiento de los registros electrónicos, y también para tomar en cuenta los empleadores, y así evitar ser multados en futuras fiscalizaciones que pueda realizar la DT.

CONTACTO

Christian von Bergen
Socio
cvonbergen@prieto.cl

Cristóbal Raby
Socio
craby@prieto.cl

Isabel Mellado
Asociada
imellado@prieto.cl

*Este newsletter fue preparado por Prieto Abogados con fines educativos e informativos y no constituye asesoría legal.