Durante los últimos meses la Comisión para el Mercado Financiero (CMF), ha emitido numerosos oficios y dictámenes relevantes para el funcionamiento de las sociedades sometidas a su fiscalización. Considerando la proximidad de las fechas de celebración de las juntas ordinarias de accionistas, a continuación, destacamos los dictámenes y oficios más interesantes relativos a las juntas de accionistas, así como otros que dicen relación con la modalidad de firma de documentos o con el directorio de la sociedad, que nos parece conveniente tener presente con miras a mantenerse al día en materia de sociedades y gobiernos corporativos.
I. En relación con la firma de documentos
Varios de los oficios dictados por la CMF buscan hacer aplicables a las sociedades la modalidad de firma electrónica de documentos o aclarar dudas acerca de la aplicación del artículo 3 de la Ley 19.799, que dispone que “los actos y contratos otorgados o celebrados por personas naturales o jurídicas, suscritos por medio de firma electrónica simple o avanzada, serán válidos de la misma manera y producirán los mismos efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel”. En esta línea, podemos destacar los siguientes pronunciamientos de la CMF:
a. Plataforma SEIL: La información y antecedentes que las entidades fiscalizadas deben enviar a la CMF a través de la plataforma digital de ésta, el denominado sistema “SEIL”, pueden ser firmados tanto manualmente como mediante firma electrónica simple (Oficio N° 94.633 de 2021).
b. Declaración de Responsabilidad: La declaración de responsabilidad que deben efectuar los directores al aprobar los estados financieros anuales y trimestrales de la sociedad, y que debe remitirse a la CMF conjuntamente con éstos, puede ser firmada mediante firma electrónica simple (Oficio N° 93.375 de 2021).
c. Traspasos de acciones: Es válida la cesión de acciones en la cual los testigos firman mediante firma electrónica simple (Oficio N° 14.759 de 2022).
II. En relación con el directorio
En lo que respecta al directorio de la sociedad anónima, la CMF ha emitido pronunciamientos relativos a la elección de los directores independientes y a las actas de Directorio:
a. Directores independientes: No existe un límite de candidatos a director independiente a ser propuestos por cada accionista que represente el 1% o más de las acciones de la Sociedad. En línea con ello, no constituye inhabilidad legal alguna para desempeñar el cargo el hecho de que resulten elegidos dos o más directores independientes propuestos por el mismo accionista (Oficio N° 89.513 de 2021).
b. Actas de Directorio: El acta de una sesión de directorio deberá ser firmada bajo la misma modalidad por todos los asistentes, ya sea mediante firma manuscrita o electrónica. En caso de optarse por firma electrónica, las firmas, simples o avanzadas, deben ser compatibles con las demás firmas electrónicas empleadas (Oficio N° 57.876 de 2021).
III. En relación con las juntas de accionistas
En cuanto a las juntas de accionistas, los pronunciamientos de la CMF se han focalizado principalmente en las formalidades de citación a las juntas y a su celebración en forma remota, como se destaca a continuación:
a. Plazo de publicación de los avisos de citación: Abordando la discordancia entre la Ley de Sociedades Anónimas y el reglamento respectivo en lo que respecta a la oportunidad de publicación de los avisos de citación a juntas de accionistas, la CMF ha interpretado que el artículo 59 de la LSA en el sentido de que solo la primera publicación del aviso de citación debe tener una anticipación no menor a diez días de la fecha de su celebración, pudiendo, por tanto, la segunda y tercera publicación practicarse en cualquier fecha anterior a la junta (Oficios N° 82.405 y N° 25.978 ambos de 2021).
b. Citación a Juntas de Accionistas: Con la dictación de la Ley 21.276, que modificó el artículo 59 de la Ley de Sociedades Anónimas, la obligación de citar a junta de accionistas mediante el envío de una carta a los accionistas fue reemplazada por la obligación de difundir la convocatoria a la junta en la forma que establezca la CMF a través de una Norma de Carácter General (NCG). Mediante la NCG N°457, dictada en julio de 2021, se precisó la obligación anterior disponiéndose que las sociedades anónimas abiertas deberán difundir a sus accionistas la convocatoria a junta a través de una publicación en su sitio de Internet, en caso de tenerlo, y, además, mediante el envío de la comunicación a la CMF a través de la plataforma SEIL. De esta forma, se elimina la obligación de enviar una carta o correo electrónico a cada uno de los accionistas.
En consecuencia, para este año, las juntas de accionistas deberán citarse: (i) mediante la publicación de un aviso destacado, en el periódico del domicilio social que hubiese determinado la junta, o a falta de acuerdo en el Diario Oficial, a lo menos por tres veces en días distintos, y cuya primera publicación debe hacerse con a lo menos diez días de anticipación a la celebración de la junta; (ii) con la publicación de la convocatoria, con una anticipación no inferior a diez días, en el sitio de Internet de la sociedad; y (iii) con el envío de la citación a la CMF a través del módulo SEIL.
c. Celebración de manera remota: Los asistentes a la junta de accionistas pueden participar en ella de manera remota, a través de medios tecnológicos que cumplan con lo requerido en la Norma de Carácter General 435 y en el Oficio Circular N° 1.141. Para efectos de llevar a cabo una junta a través de medios electrónicos, el directorio debe asegurar que los sistemas a utilizar garanticen debidamente la identidad de los accionistas, así como el principio de simultaneidad y el secreto de las votaciones que se lleven a cabo. Se debe dejar constancia en el acta de que se utilizaron estos medios para la celebración de la respectiva junta. La CMF ha precisado que, aun cuando la junta se celebre de manera remota deberá siempre señalarse un lugar de celebración (en el domicilio social). Es así como no se puede citar a una junta señalando que ésta se hará de manera completamente remota, sin perjuicio de que, en la práctica, se realice con todos los asistentes participando a distancia. (Oficio N° 25.601 y N° 52.374 ambos de 2021 y Oficio N° 13.174 de 2020).
En el caso de que se requiera la presencia de un Notario Público, su asistencia remota deberá ajustarse a las disposiciones legales y normativas especiales que le sean aplicables. Si en la junta a ser celebrada se contempla la participación y voto a distancia, el mecanismo a ser utilizado y la forma en que cada accionista podrá acreditar identidad y poder, deberá ser indicado de manera previa en el aviso de citación respectivo (Oficio N°17.572 de 2021).
La celebración remota de las juntas no obsta el cumplimiento de las formas de votación establecidas en la ley y el reglamento. Así, en las juntas con voto a distancia, podrá pactarse, con la unanimidad de las acciones con derecho a voto presentes, la votación por aclamación de conformidad con el artículo 62 de la Ley de Sociedades Anónimas.
d. Pago de Dividendos: Si bien la regla general en materia de dividendos es que sean pagaderos en dinero, esto es, en moneda de curso legal, los accionistas, por unanimidad de ellos, puede acordar que éstos sean distribuidos en una moneda distinta a la moneda de curso legal (Oficio N° 100.867 de 2021).
e. Firma del acta: Las actas de juntas de Accionistas, al igual que las actas de directorio, deben ser firmadas bajo una sola modalidad (electrónica o manual) para efectos de que exista una sola versión del acta. Ello es sin perjuicio de poder utilizar una modalidad de firma distinta en una junta posterior (Oficio N°26.735 de 2020).
Respecto a quienes deben firmar el acta, recae en la junta de accionistas de elegir a los accionistas que firmarán el acta que se levante al respecto. No obstante, dicha designación debe ser necesariamente aceptada por el accionista para que quede obligado a firmar el acta; por lo que, necesariamente, la junta debe elegir para la firma entre aquellos accionistas que voluntariamente se hubiesen postulado para suscribir el acta respectiva (Oficio N° 398 de 2022).
Los accionistas que deben firmar el acta de la junta no pueden negarse a ello, aun cuando no estén de acuerdo con el contenido del acta. Si el accionista no estuviere de acuerdo, previo a su firma, tiene el derecho para estampar en ella las salvedades correspondientes (mismo Oficio anterior)
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